Libur panjang dan arus kas: penjualan tetap jalan, dan uangnya yang berhenti di tengah jalan

Selama Lebaran, libur akhir tahun, atau rangkaian tanggal merah yang bersambung dengan cuti bersama, penjualan online justru sering naik. Yang tidak ikut naik adalah kas di rekening. Pembayaran tetap bisa dibuat dan tetap lunas seketika, tetapi perpindahan uang dari pembayaran yang lunas menjadi saldo yang benar-benar bisa dicairkan mengikuti hari kerja bank, sehingga bagian yang siap dicairkan berhenti bertambah pada hari libur pertama dan baru mengejar setelah hari kerja kembali.

Akibatnya sederhana dan tidak bisa ditawar saat liburnya sudah berjalan: yang menentukan bukan apa yang dikerjakan selama libur, melainkan apa yang dikerjakan pada hari kerja terakhir sebelumnya. Tulisan ini memisahkan bagian yang jalan terus dari bagian yang berhenti, menjelaskan cara jadwal pencairan dihitung karena bentuknya bukan yang biasa dibayangkan, lalu memberi urutan persiapan beserta hitungan buffer kasnya.

Dua hal yang jalan terus, dan dua hal yang berhenti

Yang tidak terpengaruh sama sekali oleh tanggal merah:

• Pembuatan dan pembayaran tagihan. Tautan pembayaran tetap bisa dibuat, QRIS tetap bisa dipindai, nomor Virtual Account tetap bisa dibayar. Pembayaran yang berhasil berstatus succeeded saat itu juga, dan status itu final.
• Pemberitahuan otomatis. Webhook payment.paid tetap terkirim, jadi integrasi yang menandai pesanan lunas tetap berjalan tanpa ada yang perlu dijaga.

Yang berhenti, dan ini seluruh isi masalahnya:

• Perpindahan dari “masih diproses” ke “siap dicairkan”. Pembayaran yang lunas belum tentu sudah selesai diproses di sisi perbankan, dan hanya bagian yang sudah selesai diproses yang boleh ikut dicairkan. Selama tidak ada hari kerja, bagian itu tidak bertambah.
• Pencairan itu sendiri. Pencairan yang terbentuk tetap bergerak menurut jam kerja perbankan, bukan menurut jam berjalannya sistem.

Tidak ada tenggat yang pantas dijanjikan di sini, dan halaman syarat dan ketentuan menyebutkannya apa adanya: penyelesaian dana mengikuti jadwal dan ketentuan penyedia pembayaran. Pegangan yang sah hanya dua angka di halaman Pencairan pada hari itu juga, dan keduanya memang ditampilkan terpisah. Rangkaian lengkapnya dari lunas sampai uang duduk di rekening ada di panduan pencairan dana.

Jadwal pencairan dihitung dari pencairan terakhir, bukan dari tanggal

Ini bagian yang paling sering salah dibayangkan, dan paling menentukan saat libur panjang. Jadwal pencairan bukan tanggal tetap pada kalender. Jadwal itu adalah selang waktu sejak pencairan terakhir: harian berarti dua puluh empat jam sejak pencairan terakhir, mingguan berarti tujuh hari, dua minggu sekali berarti empat belas hari, dan bulanan berarti tiga puluh hari, bukan tanggal yang sama tiap bulan. Pilihan manual tidak pernah berjalan otomatis sama sekali.

Dua akibat langsung yang layak dicatat sebelum menyusun rencana libur:

• Mencairkan dana manual menggeser jadwal otomatis berikutnya. Pencairan manual tetap dihitung sebagai pencairan, jadi hitungan selangnya dimulai ulang dari situ. Penjual berjadwal mingguan yang mencairkan dana pada hari kerja terakhir sebelum libur tidak akan melihat pencairan otomatis sampai tujuh hari sesudahnya. Itu bukan kesalahan, tetapi tetap perlu masuk hitungan.
• Siklus yang jatuh di tengah libur tidak menghanguskan apa pun. Bila tidak ada dana yang sudah selesai diproses, atau jumlahnya belum melewati ambang, siklusnya lewat tanpa pencairan dan saldonya tetap menunggu. Uang itu ikut pada pencairan pertama yang melewati ambang.

Urutan pada hari kerja terakhir

1. Dua minggu sebelumnya, pastikan pencairan tidak sedang terkunci. Verifikasi identitas harus tuntas, rekening tujuan terdaftar, dan nama pemilik rekening cocok dengan nama pada verifikasi. Rekening yang perlu dipindahkan setelah terkunci harus lewat tim dukungan dan memakan hari kerja, seperti dibahas di artikel mengganti rekening pencairan. Masalah semacam ini ditemukan paling murah jauh sebelum libur, dan paling mahal pada hari saat kantor tutup.
2. Baca angka yang siap dicairkan, bukan total penjualan. Penjualan satu sampai dua hari kerja terakhir hampir pasti masih diproses dan tidak akan ikut pada pencairan hari itu. Menganggapnya ikut adalah cara paling umum meleset menghitung kas libur.
3. Cairkan manual bila angkanya sudah melewati ambang. Ambangnya bukan minimum saja, melainkan minimum Rp 10.000 ditambah biaya pencairan Rp 3.000, karena biaya dipotong dari jumlah yang dikirim. Pencairan manual lewat Cairkan sekarang dilakukan pemilik akun dengan kode tambahan yang dikirim ke surel, jadi tidak bisa diwakilkan ke anggota tim, dan sifatnya mengantre: permintaannya membentuk satu pencairan, lalu pencairan itu bergerak pada giliran berikutnya.
4. Catat pergeseran jadwalnya. Setelah pencairan manual, pencairan otomatis berikutnya dihitung dari hari itu.
5. Hitung buffer, lalu bandingkan dengan kas yang benar-benar sudah di rekening. Pengeluaran yang tetap jalan selama libur, misalnya pembayaran pemasok, gaji, ongkos kirim yang ditalangi, dan tunjangan hari raya, harus tertutup oleh uang yang sudah berada di rekening sebelum libur dimulai. Penjualan selama libur bukan bagian dari buffer.

Contoh hitungannya, dengan angka yang sengaja dibulatkan sebagai ilustrasi. Sebuah toko online berpenjualan rata-rata Rp 1.200.000 per hari menghadapi libur delapan hari tanpa satu pun hari kerja bank di dalamnya. Penjualan selama libur sekitar Rp 9.600.000 tidak bisa dipakai membayar apa pun sampai hari kerja kembali, dan penjualan dua hari kerja terakhir sebelum libur, sekitar Rp 2.400.000, juga belum selesai diproses pada saat pencairan. Artinya sekitar Rp 12.000.000 berada di luar jangkauan selama periode itu, sementara pengeluaran berjalan terus. Buffer yang benar bukan angka perasaan, melainkan total pengeluaran selama delapan hari itu ditambah cadangan untuk hari pertama setelah libur, karena hari pertama biasanya dipakai membayar hal-hal yang tertunda.

Lonjakan sebelum libur, dan batas yang lebih dulu mentok

Hari-hari menjelang libur adalah hari dengan pesanan terbanyak, tetapi akun terverifikasi tidak punya batas jumlah maupun total nominal per hari, jadi lonjakan itu tidak ditolak karena jatah. Batas yang tetap berlaku, beserta cara menaikkannya, ada di artikel batas yang masih berlaku dan cara menaikkannya.

Akun yang belum menyelesaikan verifikasi menghadapi hal yang tajam: jatah 10 permintaan pembayaran dan Rp 1.000.000 yang berlaku seumur akun, bukan per hari, sehingga menunggu besok tidak mengembalikan apa pun. Menyelesaikan verifikasi sebelum musim ramai adalah pekerjaan satu kali yang menghindari kehabisan jatah pada hari tersibuk.

Yang berubah bagi pembeli

Hampir tidak ada, dan itu kabar baiknya. Pembayaran terkonfirmasi seketika dan bukti pembayaran tetap terbit. Yang menunggu adalah pengiriman barangnya, dan itu perlu diberitahukan di muka supaya tidak menjadi keluhan setelah uang diterima.

Satu hal teknis yang perlu masuk rencana: masa berlaku permintaan pembayaran berdefault 60 menit dengan plafon 24 jam, jadi satu tautan tidak bisa memegang pesanan sepanjang libur. Pesanan yang dikumpulkan selama libur lebih baik ditagih saat akan dikirim, dengan tautan yang dibuat pada saat itu, daripada dibuatkan tautan berumur panjang yang tidak tersedia. Bila penyerahannya memang lebih dari tiga puluh hari ke depan, misalnya pre-order barang yang diproduksi setelah libur, kegiatan itu termasuk yang membutuhkan persetujuan tertulis lebih dulu menurut kebijakan penggunaan terlarang, jadi diurus sebelum menerbitkan tautan, bukan sesudahnya. Cara menghitung jendela 30 hari itu pada pre-order musiman dibahas di tulisan tentang pesanan hampers dan parsel.

Setelah libur berakhir

Bagian yang tertahan masuk menumpuk, bukan sedikit demi sedikit, sehingga angka yang siap dicairkan bisa melompat pada hari kerja pertama. Karena biaya pencairan dihitung per pencairan dan bukan per transaksi, satu pencairan besar yang memuat banyak pembayaran justru yang paling murah: mencairkannya tiga kali dalam satu minggu berarti membayar Rp 9.000 untuk uang yang sama.

Pada pembukuan, hari itu juga yang paling mudah salah dicatat. Satu pencairan berisi pembayaran dari beberapa hari sekaligus, jadi pencocokan dilakukan pada tanggal pembayarannya, bukan pada tanggal masuknya uang ke rekening. Urutan menutup hari yang menangani hal ini ada di panduan rekonsiliasi harian toko online.

Pertanyaan yang sering muncul