Jualan lewat WhatsApp dan Instagram: alur pesanan dari chat sampai lunas

Pesanan yang datang lewat chat jarang gagal di tahap menawar. Yang gagal adalah tahap setelahnya: pembeli mengetik “sudah transfer kak”, penjual membuka aplikasi bank, mutasi belum muncul, percakapan menggantung, dan barang tetap dikirim karena tidak enak menahan pembeli yang sudah mengirim tangkapan layar. Alur yang bekerja mengganti satu langkah saja: bukan meminta bukti transfer, melainkan mengirim satu tautan pembayaran per pesanan yang punya status sendiri. Sisanya di bawah ini adalah cara menyusun langkah itu supaya tidak menambah pekerjaan.

Empat titik yang membuat pesanan chat berantakan

Menyebutnya sekali penting, karena setiap langkah di bawah menjawab salah satunya.

• Urutan hilang. Lima percakapan berjalan bersamaan, dan tidak ada satu tempat pun yang menyimpan daftar pesanan beserta statusnya.
• Nominal salah ketik. Total diketik ulang di chat, pembeli mentransfer angka yang berbeda, dan selisih Rp 5.000 itu baru ketahuan saat rekap.
• Bukti transfer tidak membuktikan apa pun. Tangkapan layar bisa diedit, ditunda, atau dipakai ulang dari transaksi lain. Bentuk-bentuknya dibahas terpisah di bukti transfer palsu.
• Pesanan menggantung tanpa batas. Tanpa tenggat, pesanan yang tidak dibayar tidak pernah benar-benar batal, dan stok ikut tertahan di kepala penjual.

Alur lima langkah

Alur ini tidak membutuhkan website, tidak membutuhkan kode, dan berjalan dari ponsel.

1. Tulis ulang pesanan menjadi satu baris. Nama barang, varian, jumlah, dan total. Satu baris ini akan dipakai dua kali: sebagai keterangan pembayaran dan sebagai isi pesan konfirmasi.
2. Buat permintaan pembayaran. Isi nominal dan kolom keterangan, lalu salin tautannya, atau biarkan tautannya terkirim sendiri ke WhatsApp pembeli seperti dijelaskan di langkah keempat. Kolom keterangan itu yang muncul di daftar transaksi nanti, jadi menuliskan “Kaos L hitam, Rani” jauh lebih berguna daripada mengosongkannya.
3. Tentukan siapa yang menanggung biaya. Formulirnya punya dua pilihan: nominal yang diketik adalah yang diterima penjual, atau nominal itu yang dibayar pembeli dengan biaya dipotong dari situ. Pilihannya menentukan angka yang muncul di layar pembeli, jadi tetapkan sekali di awal supaya harga di katalog tidak berubah-ubah.
4. Kirim tautan ke pembeli. Selama saldo WhatsApp masih ada, penjual bisa mencentang Kirim tautan ke WhatsApp saat membuat permintaan dan mengisi nomor WhatsApp pembeli: tautannya terkirim lewat templat pesan resmi yang memuat nama toko, nominal, keterangan, dan batas waktunya, dengan satu saldo per pesan. Kalau pesannya gagal terkirim, saldonya kembali dan permintaannya tetap ada untuk dikirim manual. Tanpa saldo WhatsApp, atau untuk DM Instagram, salin tautannya dan kirim bersama tiga informasi di bagian berikutnya. Rincian pilihan kirim ada di dokumentasi menerima pembayaran.
5. Tutup pesanan dari status, bukan dari chat. Saat status berubah menjadi lunas, pesanan diproses. Selama masih tertunda, pesanan belum jadi, apa pun yang dikirim pembeli di chat.

Untuk pembeli yang tetap meminta bayar di tempat, jalur itu tidak perlu ditutup, hanya perlu dihitung ongkosnya: hitungannya, beserta susunan uang muka yang menutup kerugian paket yang ditolak, ada di perbandingan COD dan pembayaran di muka.

Isi pesan yang dikirim bersama tautan

Pesan yang hanya berisi tautan telanjang menghasilkan pertanyaan susulan: ini bayar berapa, sampai kapan, setelah bayar harus kirim bukti tidak. Tiga kalimat berikut menghapus ketiganya.

Halo, pesanan sudah dicatat:
1 Kaos Katun Combed, ukuran L, hitam
Total Rp 145.000 (sudah termasuk ongkir Rp 20.000)

Tautan pembayaran: pay.kasera.id/p/xxxxxxxx
Berlaku sampai pukul 19.30 hari ini.

Setelah dibayar, status di tautan itu berubah
sendiri menjadi lunas. Tidak perlu kirim bukti
transfer. Pengiriman diproses besok pagi.

Kalimat terakhir yang paling sering dilupakan, padahal itu yang menghentikan kiriman tangkapan layar: pembeli perlu diberi tahu bahwa halaman pembayarannya sendiri yang berubah status, sehingga tidak ada yang perlu dibuktikan lagi. Menyebut jam berakhirnya secara eksplisit juga lebih baik daripada menulis “berlaku 1 jam”, karena pesan chat sering baru dibaca setengah jam kemudian.

Instagram: tautan di bio dan tautan di DM

Keduanya dipakai untuk hal yang berbeda, dan kesalahan yang umum adalah memakai satu untuk keduanya.

Tautan permanen di bio cocok untuk pembayaran yang nominalnya ditentukan pembeli atau dipilih dari daftar: preorder dengan harga seragam, kelas berbayar, atau donasi. Halaman pembayaran permanen bisa diberi daftar pilihan nominal, nominal minimum, atau satu nominal tetap yang tinggal dikonfirmasi pembeli. Alamatnya tidak berubah, jadi aman dipasang di bio dan dicetak sebagai QR.

Tautan per pesanan di DM cocok untuk pesanan yang totalnya berbeda-beda karena varian dan ongkir. Bedanya bukan selera: tautan per pesanan membawa nominal dan keterangannya sendiri, sehingga transaksi yang masuk sudah cocok dengan pesanannya tanpa dicocokkan ulang. Perbandingan lengkap ketiga jalur tanpa website ada di panduan menerima QRIS tanpa website.

Satu hal yang perlu diketahui sebelum menjanjikan metode tertentu ke pembeli: formulir pembuatan pembayaran di dashboard punya pemilih metode, jadi tautan per pesanan tidak harus QRIS. Untuk penjualan lewat chat, QRIS tetap pilihan yang paling masuk akal karena nominalnya kecil dan pembelinya sudah memegang ponsel, sedangkan Virtual Account baru menang biaya jauh di atas nominal pesanan chat pada umumnya. Cara memilih di antara keduanya menurut nominal dibahas di panduan memilih QRIS atau Virtual Account.

Berapa lama tautan sebaiknya hidup

Masa berlaku default 60 menit, dan batas atas per akun adalah 24 jam. Untuk pesanan chat, 60 menit biasanya justru terlalu singkat pada malam hari dan terlalu panjang untuk barang yang stoknya tipis. Aturan praktisnya: samakan dengan lamanya stok itu sanggup ditahan. Barang ready stock dengan banyak peminat cukup 30 sampai 60 menit, karena tenggat pendek itulah yang membuat pembeli membayar sekarang. Pesanan custom yang tidak menahan stok siapa pun boleh diberi beberapa jam. Pertimbangan lengkapnya, termasuk kenapa tautan yang terlalu panjang justru lebih merugikan, ada di artikel masa berlaku tagihan.

Saat masa berlaku habis, tautan berubah menjadi kedaluwarsa dan tidak bisa dibayar lagi. Pesanan yang tetap ingin dilanjutkan diselesaikan dengan membuat tautan baru, bukan dengan memperpanjang yang lama. Perlu dicatat juga bahwa kedaluwarsa hanya dikabarkan lewat webhook untuk yang memasang integrasi, bukan lewat email atau notifikasi di ponsel, jadi penjual tanpa website melepas stok yang sempat ditahan berdasarkan jam berakhir yang sudah tercatat.

Cara tahu pembayaran masuk tanpa membuka dashboard

Menunggu sambil menyegarkan halaman transaksi adalah cara paling melelahkan untuk berjualan lewat chat. Notifikasi pembayaran di browser menghapus itu: perangkat memberi tahu begitu pembayaran masuk, bahkan saat dashboard tertutup. Dua hal yang perlu diketahui sebelum mengandalkannya. Pertama, pengaturannya berlaku per browser, jadi harus dinyalakan lagi di setiap perangkat yang ingin diberi notifikasi, dan keluar dari akun mematikannya di perangkat itu. Kedua, di iPhone dan iPad Kasera Pay perlu ditambahkan ke Layar Utama lebih dulu, lalu notifikasinya dinyalakan dari aplikasi yang sudah terpasang itu.

Biaya per pesanan

Biaya per pembayaran QRIS yang berhasil terdiri dari dua bagian: tarif QRIS 0,7 persen, ditambah Rp 250 biaya Kasera. Tidak ada biaya bulanan dan tidak ada biaya pendaftaran, dan pembayaran yang gagal atau kedaluwarsa tidak menimbulkan biaya. Angka yang berlaku selalu ada di halaman utama, dan tarif di bawah ini dihitung pada 31 Agustus 2026.

Porsi biaya menyusut seiring naiknya nominal karena komponen tetapnya kecil. Untuk barang bernominal sangat kecil, menaikkan nilai pesanan minimum atau menggabungkan beberapa item dalam satu tautan lebih berpengaruh daripada memikirkan tarif.

Batas yang menentukan kapan cara ini perlu diubah

Akun terverifikasi tidak punya batas jumlah permintaan pembayaran per hari, jadi yang menentukan kapan cara ini perlu diubah bukan angka dari sisi pembayaran, melainkan waktu. Selama membuat tautan satu per satu dari ponsel masih lebih murah daripada membangun integrasi, cara ini masuk akal. Tanda-tanda bahwa titik itu sudah lewat, beserta integrasi terkecil yang sudah cukup, dibahas di panduan pindah dari tautan manual ke integrasi API. Batas yang tetap berlaku ada pada tiap pembayaran: QRIS mulai Rp 1.000, Virtual Account mulai Rp 10.000, dan maksimum Rp 10.000.000; rinciannya di halaman batas transaksi.

Yang tetap dikerjakan sendiri

Tautan pembayaran menutup pertanyaan “sudah dibayar atau belum”, dan hanya itu. Stok tidak ditahan oleh tautan yang belum dibayar, pengingat tidak dikirim otomatis, dan tidak ada basis data pesanan yang menyimpan alamat pengiriman. Untuk sebagian besar penjual chat, catatan pesanan tetap hidup di aplikasi catatan atau spreadsheet, dan tautan pembayaran hanya mengurus kolom statusnya. Rekap bulanan diambil dari ekspor CSV daftar transaksi, yang membawa kolom keterangan tadi, sehingga kualitas rekap ditentukan oleh seberapa disiplin kolom itu diisi di langkah kedua.

Pindah dari rekening pribadi ke tautan pembayaran juga menyelesaikan hal lain yang biasanya baru terasa belakangan, yaitu bercampurnya uang pribadi dan uang usaha di satu mutasi. Tanda-tanda bahwa titik itu sudah lewat dibahas di artikel jualan pakai rekening pribadi.